Toimikunnan ohjesääntö

Tapahtumatoimikunta on Ainejärjestö ITU ry:n hallituksen kokoama ja sen alainen toimielin, jonka tehtävä on järjestää yhdistyksen jäsenille vapaa-ajan toimintaa. Toimikuntaa sitovat samat periaatteet kuin hallitusta sekä hallituksen kulloisetkin linjaukset. Jokainen toimikuntaan liittyvä sitoutuu noudattamaan tätä ohjetta.

Toimikunnan rekrytoivat hallituksen tapahtumavastaavat, jotka myös johtavat toimikuntaa, huolehtivat sen toiminnasta ja varmistavat sen noudattavan tätä ohjesääntöä.

Toimikunnan toimikausi on puoli vuotta. Toimikauden lopussa toimikuntaan haetaan uusia jäseniä. Toimikunnan jäsenet sitoutuvat olemaan mukana vähintään kahden tapahtuman järjestämisessä toimikauden (puoli vuotta) aikana.

Toimikunnan tulee järjestää jäsenet monipuolisesti huomioonottavia tapahtumia. Tapahtumien suunnittelun lähtökohta on yhdistyksen toimintasuunnitelma sekä jäsenistön toiveet ja kiinnostus. Toimikunnan on pyrittävä järjestämään tapahtumia, jotka ovat jäsenistölle mieleisiä. Jäsenten ideoita ja toiveita otetaan vastaan ja niitä toteutetaan harkinnan mukaan.

Toimikunnan on pidettävä huoli, ettei se aiheuta yhdistykselle minkäänlaista haittaa, kuten rahallista tappiota, meluvalituksia tai maineen huonontumista. Ongelmatilanteet tulee tuoda hallituksen tietoon heti ongelman ilmettyä.

Toimikunta pitää kirjaa järjestämistään tapahtumista ja laatii jokaisen tapahtuman jälkeen siitä pienen raportin. Raportissa tulee olla osallistujien määrä sekä lyhyt kuvaus tapahtumasta. Menneen toimikauden raportit tallennetaan tapahtumavastaavien muistitikulle tulevia sukupolvia varten.

Tämä ohjesääntö on voimassa toistaiseksi kunnes hallitus sitä muuttaa.

Hyväksytty hallituksen kokouksessa 24.5.2016